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Firma digital: Cinco razones para eliminar el papel en tiempos del COVID – 19

Seguro recuerdas haber realizado algún simulacro de sismo, haber participado de un simulacro de tsunami en la playa, pero ¿alguien recuerda haber participado en algún un simulacro de pandemia o cuarentena?

Resulta que ante la nueva coyuntura muy pocas empresas estaban realmente preparadas. Siempre se ha visto la posibilidad de una pandemia como algo lejano o propio de otra época, la peste negra en el siglo XIV modificó la manera de ver la vida en el hombre medieval, lo cual impulsó el surgimiento de un cambio cultural hacia mejores condiciones de vida, conocido como el Renacimiento.

Como en aquel entonces, desde ahora y por lo que resta del año, el día a día cambiará según tu perspectiva laboral. Tus costumbres se tendrán que modificar, las empresas deberán adaptarse rápidamente y en unos meses las organizaciones que mejor se adapten prevalecerán.

1) Salud

Diversos estudios indican que el Coronavirus puede sobrevivir en el papel durante más de 4 horas. Un asistente de RRHH infectado de Covid-19 podría contagiar a más de mil colaboradores entregándole sus boletas de pago de manera presencial.

Con una plataforma de gestión digital para RRHH que permita la firma digital de documentos laborales, las boletas podrían ser entregadas a los colaboradores sin riesgo de afectar su salud.

2) Envío de información

Una vez ampliados los pasos de la cuarentena, las personas aprendieron a realizar reuniones por videoconferencia y hasta fiestas virtuales, todo sin que nadie haya salido de casa.

Para la entrega de documentos con valor legal también debes aprender a prescindir del traslado físico de contratos comerciales, por ejemplo.

Con una Plataforma de flujo de firmas digitales y notificaciones electrónicas, conservarás el valor legal de los documentos electrónicos firmados por más de una empresa involucrada, sin moverte de tu oficina, perdón, de tu casa.

3) Continuidad de operaciones

Impuesta la cuarentena de manera imprevista de un día para otro, las empresas con las herramientas tecnológicas más modernas pudieron responder de manera más eficiente para continuar brindando sus servicios.

Las empresas que manejaban sus operaciones en servicios Cloud pudieron seguir operando de manera remota frente a aquellos que consumen servicios In House.

Administrar información de documentos electrónicos con firma digital y procesos en entornos web o gestores documentales, como los brindados por Amazon o Alfresco, permite las operaciones remotas en la empresa.

4) Adaptabilidad

La cuarentena se siguen prolongando, las restricciones enfocadas al aislamiento social se mantienen y queda claro que, en este nuevo escenario, quien desee sobrevivir tendrá que adaptarse.

Un restaurante tendrá que enfocarse en la entrega por delivery, mientras que los meseros probablemente deberán ingresar a la cocina.

Las empresas que se mantienen a la espera de volver a las circunstancias anteriores al Coronavirus para seguir operando, quebraron. Por el contrario, las empresas que se adapten a esta nueva realidad y las nuevas tecnologías de firma digital, prevalecerán.

5) Seguridad

Ya existe en el país la normativa que permite trabajar con documentos electrónicos con firma digital y valor legal en las transacciones digitales.

Estas nuevas herramientas tecnológicas aseguran confidencialidad, manifestación de voluntad, validación de identidad, no repudio y seguridad.

En el mayor nivel de seguridad, la firma digital es la solución basada en criptografía asimétrica que garantiza la integridad del documento.

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