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Los 7 pasos para iniciar la digitalización en Recursos Humanos

El primer cambio cultural debe partir dentro de nuestra propia área y muchas veces esto no es fácil. Rutinas y herramientas que se utilizan desde hace años, falta de Información y/o formación del personal, carencia de recursos, son algunas de las dificultades que nos podemos encontrar.

Algo que debemos tener muy en cuenta es que la tecnología no sustituye a las personas, nos permite mejorar los procesos con los que trabajamos. Por ejemplo, en el reclutamiento de un nuevo personal se puede agilizar evitando los formularios de ingreso en papel, por el contrario, podríamos usar una plataforma de gestión digital que maneje todo el proceso de onboarding del nuevo colaborador. Hacerlo todo en un entorno digital, permite reducir tiempos y centralizar toda la información.

A continuación, proponemos los 7 pasos para iniciar la digitalización en RRHH:

  1. Antes de proponer una nueva idea tecnológica o proyecto innovador hay que hacer un análisis previo de cuál es nuestra situación de partida, no todas las áreas tienen el mismo índice de adaptación a un proceso de digitalización. Es fundamental para poder marcarnos retos y objetivos.
  2. Habrá profesionales más avanzados que otros y será clave identificar los profesionales más capacitados para que abarquen este nuevo proyecto.
  3. Para abordar el cambio dentro de la propia área de RRHH, todo el equipo debería tener claro “QUE” queremos conseguir y “POR QUÉ”.  Siempre debemos considerar que nuestros clientes, son los colaboradores y futuros colaboradores, por lo que será pensando en ellos y en la estrategia de la compañía por diferenciarse en un mercado tan competitivo, para esto utilizaremos las herramientas digitales para ayudarnos.
  4. Elegir la herramienta más adecuada es fundamental. No es necesario hacer una gran inversión en tecnología, pero sí que hay que valorar diferentes proveedores y/o servicios con el asesoramiento del departamento de TI. Es muy recomendable pedir referencias de otros profesionales que tengan experiencia con dichas herramientas, amigos o colegas que trabajen en otras compañías y que nos compartan experiencias. En esta elección es muy importante contar con un proveedor de experiencia, en un mercado donde la gran mayoría de empresas buscan siempre “vender por vender” uno encontrara todo tipo de proveedores de tecnología. No solo la post venta y el soporte es lo importante sino también el calidad, estabilidad y seguridad de plataforma. Hoy en día ya existen empresas especialistas en innovación digital en el mercado latinoamericano.
  5. Es importante hacer pruebas piloto. Nuestro objetivo es implementar una herramienta y/o proceso de forma ágil y que nos sirva para valorar la utilidad del cambio.  Por lo que, lanzar los proyectos en grupos reducidos que hagan pruebas para sondear el impacto y posibles mejoras nos facilitará tener una mejor acogida.
  6. Documentar el proceso/método donde se definan los flujos a seguir, los actores y los tiempos facilitará la puesta en marcha y el aprendizaje.
  7. La formación y la comunicación son clave en el proceso y deben atender a los aspectos más funcionales, pero también a la filosofía de la digitalización y el cambio de cultura esperado con todos los colaboradores.

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